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企业防范采购风险的做法

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1、明确采购目的

采购部门在认识上首先要明确采购的材料必须是企业所需要的,必须是生产市场所要求的产品。这就要求采购机构在采购过程中不应一味地追求采购价格最低化,不应把节约资金作为采购的首要目标和唯一目标,而应对所要采购的材料或服务的价格、质量和效用进行通盘考虑,在为企业节约采购资金的同时,还应保证采购质量。

要保证采购物资质量、适时适量、费用最省。物料采购的质量要做到适度,质量太低不行,质量太高,造成浪费,要在保证质量的前提下,尽量采购价格低廉的物资。物资采购不是购进越多越好,也不是越早越好,而要适时适量,物资购进少、迟,造成缺货,影响生产经营;物料购进过多、过早,占用资金,增加仓储保管费用。在物料采购中的每个环节,每个方面都要发生各种费用,如购买费用、进货费用、入库费用、搬运费用、装卸费用、保管费用等,要使总的采购费用最低,采购策略的运用十分重要。

2、规范采购行为和活动

(1)建立供应商资格审查制度

在订立采购合同之前,必须对参加投标的所有供应商进行资格审查,包括资格预审、资格复审和资格后审,以便在采购活动的初期将由供应商方面的不确定性所带来的采购风险控制在最小。

(2)建立保证金制度

从历史上看,法律要求采购机构将供应商的招标保证金作为投标竞争和授予合同程序的一部分,对建筑和工程项目而言,投标保证金的使用将持续到合同完全履行,对设备和服务而言,则不一定使用保证合制度。

3、建立监督管理制度。

(1)建立和完善采购信息和程序公开制度

有关采购的制度要公之于众,便于供应商及时了解。采购合同的条件要提前公布给有意向的供应商,便于供应商根据自己的情况及时作出是否参与的商业判断,并为参与竞争做好充分。

(2)制定采购道德规范,规范采购行为

企业采购人员应树立高度的责任感和主人翁精神,把企业的利益放在首位,及时了解市场供需情况,谨慎选择生产厂商和客户,不断地积累经验,提高辨别风险和自我保护的能力,并通过责、权、利的结合将采购人员的效益同资金回款紧密挂钩,必要时,建立经营业务人员的风险抵押金。

(3)组建采购专业协会

由于采购自身的复杂性和重要件,对采购人员的职业素质要求很高。采购人员需要具备的职业素质包括:①要懂采购的相关政策和采购的具体程序;②熟悉市场环境和企业内部资源环境;③不仅要懂经济知识,还要具备工程技术等各方面的专业知识;④不仅要懂采购技巧,还要善于解决采购过程中出现的各种问题等。

(4)推行采购人员资格认证制度

对采购人员进行资格认证,保证采购人员的素质是对采购人员进行管理的重要内容,也是促进采购人员向专业化发展的一项重要内容。我国应积极发展各种采购专业协会,并建立起对采购人员的资格认证制度,以加强对采购人员的管理和提高采购人员的职业素质,从而有效地防范和控制采购人员的能力风险。

(5)建立健全内部控制制度

内部控制制度是强化企业内部管理的一种自律行为,是企业为完成既定目标进行风险控制的有效措施。针对企业存在的以上风防,建立相应的“预付款管理措施”、“存货管理措施”、“合同管理措施”等,严格按操作规程办理业务,落到实处,并定期对其采购活动进行追踪、检查、考核,做到有法可依,有章可循,正确采购,规范管理,强化执法力度。

4、建立采购质疑、申诉机制

供应商质疑和申述是采购活动中经常会遇到的问题,如果这些问题得不到及时妥善的解决,必然会对采购活动的正常进行带来消极的影响。因为那些觉得受到不公正待遇的供应商将会在今后的采购活动中持不合作态度甚至进行报复,这不利于采购的货源培植,也不利于与供应商建立长期的良好合作关系,这样的结果是采购在这个最大程度竞争和公正游戏的领域所不愿看到的。

5、选择合适的采购方式

企业在具体的采购活动中,要注意选择合适的采购方式,对那些复杂或高成本的采购项目,要进行市场调研等工作。目前,国际上通行的采购方式很多,有招标采购、询价采购、单一来源采购、谈判采购等。每一种采购方式都有其自身的特点、优缺点和适用范围,如果在选择采购方式时不根据采购项目的要求和特点灵活选取,必然会增大采购风险,增加不必要的人力、物力和财力消耗。

同时,通过广泛的市场调研和市场分析,可以掌握有关采购内容的国内外最新行情,了解采购产品的来源、价格、货物和设备的性能参数以及可靠性等,并提出切实可行的采购清单和计划,为下一步确定采购方式和供应商资格提供可靠的依据。

6、制定风险防范措施

企业最为直接和有效的防范风险的方法就是针对不同风险采取不同措施。比如针对预付款风险,企业可以采取的措施就是对供货方的产品质量、价格、财务状况、偿债能力等进行ABC分类管理,对产品质量好、信誉好、规模大的供货方可以实行预付款,并加强预付款购货的追踪管理,防止欺诈行为;针对存货风险企业可以采取的措施就是以销定购,适时控制,盘活库存,及时清理和报批;针对合同风险,企业可以来取的措施就是组织业务人员认真学习《合同法》,在采购活动过程中,必须签订合同,明确双方的权力、义务及违约责任,定期进行合同追踪调查,加强监控力度。 

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