在管理公司的车辆时，有很多方面要顾及。在建立公司的车辆管理协议时，很容易忽略最重要的方面。因此，车辆管理系统包含了一系列关键职责：

实时查看车辆状态并记录

实时查看车辆状态是否空闲，可查看可用时间、驾驶员信息、车辆信息。保留所有车辆的全面记录，并确保员工可以轻松访问信息。如果员工需要找到特定车辆安排用车，可以及时看到车辆的行驶记录及耗油情况。

确定公司流程各个阶段的潜在用车情况

可以根据以往车辆安排的情况，与日程表结合预测车辆使用情况，给出最初的车辆安排计划。

车辆及驾驶人员管理

根据广泛的驾驶员筛查政策以及安全驾驶培训计划，录入所有员工的驾驶证及驾驶情况，以最大程度地减少工作中的交通事故。

审查记录的数据并解决问题

管理人员有能力检查车辆的常用路线，并为他们提供替代路线，从而避免交通繁忙并减少出行时间。

自动化管路流程及操作程序

车队管理计划，针对诸如交通事故、车辆故障、检查失败等情况制定了详尽的行动计划。所有这些责任是相互联系的。如果您没有记录数据并定期对其进行更新，就无法解决任何问题。这就是为什么将车队管理视为一种业务流程管理很有价值的原因。

车辆管理软件作为独立版本，而不必购买整个人力资源系统。

车辆管理软件在线运行，只要您可以访问Internet，就可以在任何给定时间从世界任何地方访问任何信息。

车辆管理软件是完全可定制的，可以满足您的业务需求。

车辆管理软件与其他系统集成，例如其他人力资源软件解决方案和薪资软件。将基于Web的功能强大的车辆管理软件与其他系统结合使用时，请确保您的公司具有与日常管理操作集成的动态流程，您甚至可用的第三方系统集成，以使流程自动化。

可靠的车辆管理软件包括车辆操作环境中定义明确的书面政策和正式流程。

经常会出现车辆的实时使用情况和车辆信息难以了解，无法及时传达；申请人用车时，只能口头预约，若不及时记录容易遗忘；驾驶员使用后车辆后，行驶里程、用车费用人工统计麻烦等情况。白码车辆管理系统应运而生，实施车辆管理系统，通过集成化信息管理，规范管理车辆信息和驾驶员信息，及时反馈车辆状态。