对于我们制造业的企业来说，在产品开发、生产制造和支持等过程中，会产生大量的多样化的数据，比如：客户需求分析、产品设计说明书、过程模型文件、扫描图、装配图、零件图、工程图、分析模型、分析模拟的结果文件、零件表、工装夹具设计、数控程序、测试文件、安装指南、质量文档、设计BOM，工艺BOM、制造BOM、用户手册等，这些数据如果没有好的管理方法和工具，就会形成一个数据本身没有多少意义而又存在许多未知关系的产品数据海洋。在混乱的知识海洋里面要寻找一份希望的数据，那简直会让寻找的人崩溃。

而产品数据还会被不同职能的人员在各不相同的地点使用。产品定义数据在被批准以前，可能要经过某一设计工程师建立、另外一个工程师的分析、其他某位人员的起草、主管校核以及工艺、制造工程师细致审核等阶段。这些人可能是公司内部员工，也可能是供应商或者合作伙伴的员工，甚至可能是公司产品的最终客户，由于他们所做的工作不同，计算机使用的熟练程度也不同，因此会有不同的数据使用和数据管理需求。有些人建立数据，有些人修改数据，而其他人只是出于管理的目的来使用数据。用数据的人员背景也是各不相同的，可能分别来自工程、生产、采购、会计、营销和销售等领域。

因此，数据必须能够被所有这些人员使用。不管这些人身在何处，都能获得所需要的数据，并以最有效的方式使用数据。同时，必须保护数据免于未经授权的访问。数据与数据使用者可能在同一座大楼里或在同一家工厂里，但是也可能在不同的国家甚至不同的大陆上。数据可以分散在几个地方，可以有几种不同格式，可以存储在几个不同的媒介上，甚至有几种不同版本。一个数据的副本可以保存在几个不同的数据仓库中。不同的个人和组织在信息的使用中，可能会有相当多的重叠。

如何能够保证数据能够在正确的时间传递给正确的人呢？这就需要一套数据管理系统，让所有的数据都能够存在数据管理系统中，并且保证数据的规范性和唯一性，让有权限使用数据的人能够快速的搜索到并且使用数据。