一、目的
会务管理系统从会议管理的实际问题出发,通过对管理理念与各种技术的结合,实现了各级单位的全面的会议信息管理,为政府的信息建设舔砖加瓦
在此前系统平台上,按照会议管理的规则和相对应流程为主要依据,从会议前的策划,预约,会中的会务管理和会后的会议记录总结管理,完成了对会议信息全生命周期的记录
二、整体流程
会前确定组织者,通过系统建立大的人员管理架构,把组织者进行数据准备。确定大议程,通过把整个大型会议分解成为多个大议程,安排好大议程的内容、地点、时间、负责人(主要人员)等。对辅助资源配置,对资源进行计划配置,主要针对需要的资源及费用制定大约的安排。人员管理,确定嘉宾和邀请人的信息资料并录入系统。会中,会议期间服务管理。会议结束,有管理员对会议的状态进行修改,变为结束状态。会议结束后的议程及内容安排不能再修改和增加,只能查看。后期跟进,对会议的领导嘉宾进行跟踪和回访,并记录调查意见。
三、部分功能【具体功能详情可咨询】
1、预约
支持提供小程序,平板移动端一键快速预约会议,大大减少时间成本,随时发布会议。点击新增会议即可预定会议,选择需要的会议室,会议时间,填写会议名称,参会人员,会议议程,发送会议通知,支持远程开启会议设备等
2、信息发布
会议室门口信息发布屏,支持发布图片,视频
3、签到
支持人脸识别,刷卡,扫码,密码开门签到
4、服务呼叫
员工通过手机端或会议屏实现会务服务的呼叫茶水、打扫等服务。
5、人体感应
如若员工预约了会议室却没有来或者提前结束会议,传感器会结合软件自动释放会议室资源,供其它员工使用,提升空间利用率,增加效率。
6、提供可视化的统计报表,为改造提供数据支持。
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