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建立监督管理制度

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1.建立和完善采购信息和程序公开制度

有关采购的制度要公之于众,便于供应商及时了解。采购合同的条件要提前公布给有意向的供应商,便于供应商根据自己的情况及时作出是否参与的商业判断,并为参与竞争做好充分准备。拆标也要公开,采购活动要作出记录,以备公司管理层审查。

2.制定采购道德规范,规范采购行为

企业采购人员应树立高度的责任感和主人翁精神,把企业的利益放在首位,及时了解市场供需情况,谨慎选择生产厂商和客户,不断地积累经验,提高辨别风险和自我保护的能力,并通过责、权、利的结合将采购人员的效益同资金回款紧密挂钩,必要时,建立经营业务人员的风险抵押金。为了指导采购人员正确决策,采购部门或专业协会应该制定采购道德规范,以对各种采购行为的是非标准、动机和结果是否适当做出规定。

3.组建采购专业协会

由于采购自身的复杂性和重要件,对采购人员的职业素质要求很高。采购人员需要具备的职业素质包括:(1)要懂采购的相关政策和采购的具体程序;(2)熟悉市场环境和企业内部资源环境;(3)不仅要懂经济知识,还要具备工程技术等各方面的专业知识;(4)不仅要懂采购技巧,还要善于解决采购过程中出现的各种问题等。

4.推行采购人员资格认证制度

对采购人员进行资格认证,保证采购人员的素质是对采购人员进行管理的重要内容,也是促进采购人员向专业化发展的一项重要内容。我国应积极发展各种采购专业协会,并建立起对采购人员的资格认证制度,以加强对采购人员的管理和提高采购人员的职业素质,从而有效地防范和控制采购人员的能力风险。

5.建立健全内部控制制度

内部控制制度是强化企业内部管理的一种自律行为,是企业为完成既定目标进行风险控制的有效措施。针对企业存在的以上风防,建立相应的“预付款管理措施”、“存货管理措施”、“合同管理措施”等,严格按操作规程办理业务,落到实处,并定期对其采购活动进行追踪、检查、考核,做到有法可依,有章可循,正确采购,规范管理,强化执法力度。

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