企业邮箱管理系统作为企业重要的沟通工具，其管理的规范化和安全性至关重要。为了保证企业的信息安全和工作效率，企业应该建立规范的邮件使用行为和风险管理机制。本文将探讨如何使用企业邮箱管理系统规范邮件使用行为和规避邮件安全风险。

一、规范邮件使用行为

建立企业邮件使用规定：企业应该建立一套统一的邮件使用规定，明确员工使用企业邮箱的范围、目的、内容、时间等方面的规定，以避免个人行为导致的信息泄露、误解、诉讼等问题。

员工培训：企业应该对员工进行邮件使用培训，包括邮件内容的规范、保密性、对待垃圾邮件的处理方式等。

监督管理：企业应该建立有效的监督机制，对员工的邮件使用行为进行监督和管理，及时发现并处理违规行为。

二、规避邮件安全风险

防范病毒和恶意软件：企业应该安装反病毒和反恶意软件，对邮件进行实时检测，防范病毒和恶意软件的侵害。

防范网络钓鱼：企业应该提高员工对网络钓鱼的警惕性，建立有效的防范机制，避免员工被骗取敏感信息。

防范数据泄露：企业应该采取措施防范数据泄露，如设置安全的密码、加密邮件附件等。

限制邮件转发：企业可以限制敏感邮件的转发，防止信息泄露。

审核邮件：企业可以设置审批机制，对重要的邮件进行审批，避免信息泄露和误解。

三、企业邮箱管理系统的作用

企业邮箱管理系统是实现上述规范邮件使用和规避邮件安全风险的重要工具，其具有以下优点：

提高工作效率：企业邮箱管理系统能够自动归档、搜索邮件、自动分类等功能，大大提高员工工作效率。

统一管理：企业邮箱管理系统可以统一管理企业所有员工的邮箱，方便管理和监督。

提高信息安全性：企业邮箱管理系统可以加密邮件、设置权限、限制邮件转发等措施，提高信息安全性。