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以智慧费控4.0模式为起点,探索企业费控数智化升级路径

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传统的企业费控模式是以票据和金钱的流转为中心,且以事后财务审核作为费用管控的主要形式,面对财务发出的灵魂三问:“购买价格是不是最低?购买需求是不是合理?购买消费是不是真实?”不仅造就了繁琐的报销流程与紧张的员工关系,时空阻隔下,财务审核也难以还原真实的消费场景,给弄虚作假提供了生存空间。


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理论上,企业费用管理涵盖事前、事中、事后全流程:事前有费用总的预算管理与具体费用事项的申请管理;事中有费用各场景的消费管控及便捷支付管理;事后则是财务处理及入账汇总,并与预算匹配调整,形成完整的全流程管理闭环。


但事实上,从管控工具的进化路径来看,企业更关注事后财务报销与核算入账;而对于事前、事中的管控则倚靠完善制度与人工监管来实现:预算管理在过程控制中的严重滞后性使其形同虚设;事前申请往往成为事后补单;费用发生场景依然是费用管理体系外的“飞地”;费用制度标准愈发精细但人工落地执行却更加困难,企业缺少一个打通全流程的费用管理解决方案。


场景融合,补齐事前、事中管控


创新是一个薪火相传的行当,全流程费控也是一个逐渐完善的过程。


纵览企业费控模式发展历程,在1.0手工报销模式,人工审核实物凭证,消费无管控;到2.0线上报销模式,OA已实现预算、申请、审批等流程,基于ERP改造的网报系统则实现了核算电子化,但仍以事后管控为主;到3.0费控跳转模式,预算、申请、审批等事前管控得到强化,如预算下发、冻结、扣减等全链路预算管控,报销自动化优化报销体验,但消费场景跳转第三方让费控流程出现中断。


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正是踩着前人的路,才能走的更远。基于场景融合的创新费控理念,智能费控4.0模式把消费场景与费控平台融合贯通,在事中环节实现了费用标准的精细化管控,以及消费过程的监管与记录,员工因公消费全程透明可追溯,所有行为都在阳光下按照事先内嵌的费用管理制度合规进行。


财务不再是事后被告知,然后费时费力去追查核实,而是在预算环节就已经参与到对业务的支持,员工消费的合规性、费用的合理性、业务的真实性完全实现同步。当费用控制在每一个环节都有呈现,当所有的风险都已经被预测,传统财务报销所面对的时空阻隔、专业壁垒等费控顽疾便轻松破局。


线上全流程,同步业务、财务融合


在企业,经常可以看到这样的情形:预算在预算系统,申请在OA平台,消费跳转到第三方服务商,报销在线下,记账在财务系统。员工开展一项业务需要在多个系统之间来回跳转,看似流程完整实质却四分五裂,业务财务数据不通,难以实现精细化的管控。

不能否认企业在费控数字化转型升级中付出的努力和尝试,但科学的最高境界应当是用最简单的方法解决复杂的问题,而不是用复杂的方法解决简单的问题。


费用控制的核心本质在于解决信任鸿沟,人与人之间的信任,员工与企业之间的信任。智能费控4.0模式构建的一体化费控平台,集预算、申请、审批、消费、管控、报销、对账结算、票据签收、凭证入账、进项税抵扣、电子档案、数据分析等完整业务链条于一体,并同步调动员工、行政、采购、财务、税务、企业管理者、供应商、服务商等内外多方跨界协同,共同覆盖费用支出管控中最复杂的场景和管理难点。当企业消费涉及的所有流程、交易数据和费用管理功能全程置于同一平台,以简驭繁重塑费用管理新体验就不再是愿景,而是企业费用管理的硕果。


与此同时,企业还将收获完整的消费数据,并在全场景实时共享,一方面为财务费控审核提供事实依据,实现业财同步;另一方面基于数据分析,企业可复盘现有费用管理标准与政策的合理性,找出优化与升级空间,反作用于费控平台的建立,形成正向循环,不断优化费控平台对于企业内控体系的匹配能力。


技术进步的脚步从未停止,技术革新会带来新的场景融合方式,也会以更智能的方式重塑管理流程。将坚持创新发展理念,以智能费控4.0模式作为再出发的起点,探索新的企业费控数智化升级路径。

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