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有了财务系统,企业还需要使用费控软件吗?

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相信很多财务人员甚至是老板肯定有这样的疑惑:企业已经有了财务系统,为什么还要上费控软件呢?为什么越大的企业越倾向使用专业费控平台来管理企业费用?

 

当我们在讨论这个问题的时候,首先要搞清楚,这里所说的财务、费控系统究竟是什么。广义上,费控、核算、税务都属于财务系统,狭义上市场对财务系统传统定位是报账、付款、账务处理、凭证核算。

 

那么为什么财务系统已具备费用管理功能,企业还要上费控业务呢?企业进行费用管理的目的是什么?

 

对于任何一家企业来说,降本增效永远是经营管理的不变初心。那财务软件能否从根本上解决这些问题呢?从下面几个具体的业务场景中,我们便能找到答案。

 

传统财务预算经常会和费用使用之间存在时滞性问题,提交报销后才发现预算不足,导致费用管控出现冲突,费用经常超支。员工提交报销单,财务通过人工审核单据和发票的方式来审查是否存在发票不合规、行程不合理、消费有超标等问题。不仅滞后,而且工作量大,更重要的是很多问题难以被发现和管控,造成费用上的浪费。财务在完成报销打款后,需要在财务系统手工登记或录入凭证,做费用的分摊和相关税务处理。当管理者需要了解实时费用支出数据时,财务只能导出汇总,再手工做分析报表,效率低下。从上述几个简单的场景中,我们不难发现传统财务系统是无法从根本上解决企业费用管控问题的,财务系统和费控软件在功能、价值等各方面都存在着巨大的差异:

 

1、财务系统的核心在于事后核算,其价值在于记录结果,对企业整体经营情况做数字化的表达;而费控软件的核心在与事前、事中管控,其价值在于管理过程,对企业非生产性的费用支出进行合理、有效地管控,管理边界较财务系统要小得多。

 

2、财务系统是一套规范、专业、标准的信息化系统,其运行逻辑是建立在国家法定的会计记账规则之上的,且必须面对外部的合规性审计要求,各企业之间的财务系统大同小异;费控软件则是一套高度带有企业管理特色的定制化系统,其运行逻辑是建立在企业内控制度和管理体系之上的,仅需符合企业自身的管理需要即可,各企业之间的管理风格千差万别。

 

3、财务系统身居后端,企业所有经营数据在此分类汇总,并最终以报表的形式展示企业经营成果;费控系统贴近前端,是业务的发生地,反馈的是费用实时的发生情况,但最终费用的数据会导入财务系统,完成整个企业数据的整合。

 

其实,费控系统还有着另一个非常贴切的名字,即“辅助核算系统”,费控系统的价值在于能够实现无缝融合链接业务侧和财务侧勾稽关系,传统的财务核算系统是以财报为导向的系统,对业务侧的支持,以及对财务管理的参与度不高。

 

而有了费控系统的加持,业务侧的数据及时,真实,准确的反馈给财务系统,那么全链条的数据全部在案,既可以给业务侧输送枪支弹药,也可以从传统核算财务向战略财务转型。

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