办公用品,企业每天都在使用的低值易耗品。尽管目前各个企业都在推行"无纸化办公","电子工作沟通平台",但对于规模企业来说,办公用品每月的消耗也是不小的数字。
虽然有的企业因为产品毛利率比较高,对于成本的关注点更多集中在产品生产的过程,但"蚂蚁再小也是肉",办公用品迟早也会进入管理者"降本"的法眼,因此,本文,特就办公用品的采购和管理做一分享。
首先我们先看一下办公用品都包含什么?
笔类:圆珠笔、铅笔、钢笔、油性笔、白板笔、荧光笔、笔芯、墨水;
本类:大、中、小号、软皮、硬皮等各种本、帐本;
装订类:回形针、大头针、订书钉(大、小);
文件夹类:铁夹(大、小)、长尾夹、拉杆夹、各类文件夹(三寸、两寸、1.5寸等)
文件袋、文件架等;
2.办公工具:订书机、取钉器、剪刀、裁纸刀、笔筒、打孔机、平板夹、计算器、直尺;
3.其他工具:透明胶支座、透明胶、双面胶、胶水、橡皮、涂改液、标签纸(各种规格)、告示贴、收据、印章油、相册、白板磁铁、白板、沾水缸、磁粒、透明文件册等;
4.办公用纸:复印纸、多联打印纸、普通白纸、传真纸、凭证纸、帐页等;
5.清洁用品:拖布、洗衣粉、肥皂、空气清新剂、杀虫剂、卫生纸、洗手液、 蚊香等;
6.五金电料装饰类:电线、插头、阀门、节门、门锁、合页、灯具、管具、矿棉板等小件物品;
7.办公设备:空调、电灯、办公桌椅、橱柜、档案柜;
8.其他类:不属于以上几类的其他物品(如工作服、印刷资料、电话机、传真机等)。
然后就是划分责任了,谁来负责办公用品。
1.采购专员负责办公用品的采购;
2.行政专员负责对各部门物品申购的审核、统计并形成采购计划或报告;
3.行政专员负责台账的记录集月度分析工作;
4.行政专员负责对用品使用情况的监督。
第三,将办公用品的采购周期进行分类,便于制作采购计划
1.日常消耗类:月计划采购办公用品;
2.临时采购类:清洁用品、药品类、五金电料装饰类、其他类。
第四、办公用品的申报要有要求
1.月计划各部门每月20日将本部门下月需求计划报行政专员审核,行政专员结合当月库存及需 求情况,编制下月的物品采购计划,每月30日前审批完毕;
2.行政专员每月3日前将审批后的计划报采购专员。
3.临时采购根据需求物品的不同需要采取填写《临时物资采购审批单》
4.对于一次性需采购4项以上,总价格在500元以上的或需要对使用情况进行特殊说明的,必须先写书面申请。
第五、办公用品的保管
1.行政专员对入库物品进行建帐,要求帐面清楚、帐物相符;
2.对物品内附带的赠品视为正常物品,重新记帐;
3.行政专员对库房内所有物品的安全及数量负责;
4.行政专员要对库房物品进行妥善安置,注意防虫、防潮、防蛀;
5.对到期物品进行销毁。销毁前,行政专员列明需销毁物品清单和销毁原因,报部门负责人批准后执行,并存档;
6.不得私自将物品带出库房。
第六、办公用品领用
1.各部门每月8日以后到行政专员处按使用需求开据领料单;
2.持领料单到库房管理员处领取相应物品;
3.领用后,若有质量问题,立即返还行政专员更换;
4.在正常使用期内,属于个人原因造成损坏、丢失的,照价赔偿;属于质量问题,先确定是否在保修期内,如出保按相关要求申报维修或更换;
5.领取人须在《物品领用单》签字确认;
6.对于计算器、订书器、文件夹等非人为原因使用寿命终止的100%以旧换新;
7.原则上在第一次领用笔后,只允许在以后的申报中领用笔芯;
第七、零库存要求
部分物品实施零库存,零库存包括:
1.五金电料装饰类(照明设施等)
2.药品类(藿香正气水、创可贴、金嗓子喉宝、云南白药等)
3.清洁类
以上设为零库存,主要因为不是经常用的物品,这样既可以不必占用库存空间,又可不用占用资金,在用时,可以随时采购。所以设为零库存。
第八、部门人员离职时办公用品的交接
1.将自己所领物品(未使用完毕的)交回行政专员。
2.行政专员确认无误后,才能签字。
第九、部门人员调动时
1.在公司内部调动,无须交回自己所领物品,本部门内部交接好即可。
2.调离公司的,必须将自己所领物品交回行政专员。
3.行政专员确认无误后,才能签字。
以上即为我对办公用品管理的浅显分享,如果能起到部分作用,就没白白码字了。
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