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办公用品选择这样的管理系统,可以更好的管理办公用品

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单位办公用品管理中,无系统流程化的办公用品领用管理,会存在哪些问题呢?领用未归类记录,后期统计困难; 各部门领用情况无法查看整体领用情况;领用前后库存无法准确核查等问题。

企业根据自己的业务需求、组织架构,自行搭建一套办公用品领用系统, 帮助企业行政人员对办公用品进行管理,包括记录办公用品库存数,员工申请领用办公用品以及行政人员对办公用品领用情况查询。


统一设定办公用品领用应用,选择所需要的表单业务单据,设置单据之间的数据关联、触发关系,如下图:

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二、详细的应用搭建操作步骤

根据以上业务的需求内容,办公用品领用应用分为3个表单:办公用品领用审批申请、办公用品领用库存、以及办公用品领用记录。


实际建立应用的主要步骤如下:

1、 应用管理中新建办公用品领用应用;


2、在应用里建立相应的业务表单,确定哪些是流程表单,哪些是无流程表单。


办公用品领用应用,这里使用了流程表单与无流程表单2种。也可以根据单位实际情况确认使用哪类表单。


业务表单可有几种方式加入:


① 可先在业务表单里建立(可自行选择创建流程或者无流程表单),然后将建立的表单添加到办公用品领用应用中


② 可以建立办公用品领用应用后,直接在应用内新建空白表单或者选择模板表单进行修改;


3、 选择表单后,根据业务情况创建表单之间的关联触发关联


① 员工通过发起领用办公用品审批,填写领用明细时,能够关联选择库存表中的库存办公用品,并且获取到用品的编码、名称、规格及库存数量等信息。

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② 员工领用办公用品,审批人审核通过领用确认后,自动触发新建一条领用记录。


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③ 将办公用品领用记录表,做统一的报表统计查询。


4、 应用菜单设置


设置应用的菜单,可以在PC端或者移动端通过菜单操作访问。 在应用菜单设置中,直接双击左边我的表单或者报表,或者将我的表单或者报表拖到右侧位置即可。


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5、随后,将应用进行简要的描述并授权,只有授权后的用户才会在首页、或在菜单导航栏中出现应用菜单;同时该页面提供整体的表单授权设置。


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 三:办公用品领用应用价值

l 规范管理:帮助公司行政人员管理办公用品的领用、库存,规范员工每一笔领用申请流程。

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