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《产品数据管理(PDM)系统电子文件归档与电子档案管理规范》解读

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产品数据管理(PDM)系统电子文件归档与电子档案管理规范》(以下简称《规范》)(DA/T 88—2021)描述了企业产品数据管理(PDM)系统形成的电子文件归档和归档后电子档案管理的方法。适用于企业产品数据管理(Product data management,PDM)系统形成的电子文件和归档后电子档案管理工作。《规范》由国家档案局于2021年5月26日发布,并于10月1日起正式实施。


制定背景


档案管理是各企业所必须开展的基础工作之一。规范的文档控制过程对于提升企业运行效率、提升企业核心竞争力、创造源源不断的利润具有十分重要的作用。产品数据管理(PDM)系统是当前我国企业信息化实施的重点,也是企业产生数据最大的系统之一,是企业的核心信息资源,也是企业档案部门最重要的管理对象。这些信息资源以电子文件形式或数据库形式存在,数据容量可以达到TB级。


相较于文书类电子文件,PDM系统电子文件具有类型繁杂、数量极大、格式多样、关系复杂、迭代频繁等特点。当前,对大部分制造企业来讲,PDM系统电子文件没有实现有效归档和妥善管理,面临失控风险。企业PDM系统电子文件归档没有有效开展的原因包括PDM系统电子文件类型特殊、企业对开展PDM系统电子档案管理重要性认识不足、档案工作队伍薄弱、企业档案管理资金投入不足、基础设施落后等,但最重要的原因是缺乏指导企业PDM系统电子文件归档与电子档案管理的标准规范,企业不知道如何开展此项工作。


因此,从企业发展和档案专业角度出发,通过企业实践,结合行政管理部门管理经验,制定出适合大多数企业的,尤其是高端装备制造企业的PDM系统电子文件归档与电子档案管理的行业规范意义十分重大。《规范》是当前这个时期企业增强核心竞争力的重要抓手,也是助推国家产业结构调整、创新驱动、改革发展的客观需要。《规范》的制定有利于企业参照该标准科学有序地开展企业PDM系统电子文件归档和电子档案管理工作,也有利于档案行政部门有效开展企业PDM系统电子文件归档与电子档案管理业务指导工作。


编制过程


《产品数据管理(PDM)系统电子文件归档与电子档案管理规范》(以下简称《规范》)(DA/T 88—2021)描述了企业产品数据管理(PDM)系统形成的电子文件归档和归档后电子档案管理的方法。适用于企业产品数据管理(Product data management,PDM)系统形成的电子文件和归档后电子档案管理工作。《规范》由国家档案局于2021年5月26日发布,并于10月1日起正式实施。


制定思路


《规范》的编写以PDM系统电子文件归档与电子档案管理需求为指引,首先明确了总体要求、相关职责、工作流程和元数据要求,之后就如何做好电子文件归档和电子档案管理两部分进行编制。其中,电子文件归档部分从归档范围和保管期限、电子文件组件、归档要求、归档接口4个方面提出了具体要求;电子档案管理部分从电子档案整理、存储、保管、利用、统计和鉴定处置对归档后电子档案管理要求进行了明确。


主要内容解读


1.术语和定义


(1)概况


为了保持国家档案行业标准的系统性和协调性,《规范》术语优先使用国家档案行业已发布标准中的正式术语。电子文件、电子档案等6项术语引用《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894—2016)对术语的表述。安全性、信息包等4项术语引用《文书类电子档案检测一般要求》(DA/T 70—2018)对术语的表述。产品数据管理系统、系统显示名等3项术语在《规范》中进行界定。


(2)产品数据管理系统


根据一般产品数据所应用的领域、所具有的功能,以及其本质属性,《规范》将“产品数据管理系统”定义为:管理产品生产全过程以及生产过程中产生的与产品有关的信息(包括:文档、CAD文件、装配关系、物料清单、配置、权限信息等)的系统,简称PDM系统。


(3)系统显示名和计算机文件名


系统显示名和计算机文件名是电子文件归档和电子档案管理绕不开的问题。系统显示名是指:在电子档案管理系统中存储的,档案人员和用户直接可见的件内组件(文档)题名。计算机文件名是指:在电子档案管理系统存储器中唯一标识电子档案组件(文档)的一个字符串。系统显示名是面向档案管理员和档案用户的,易于理解;计算机文件名是面向软件和系统的,是为了保证组件(文档)唯一性。


2.总则


该章节主要包括4部分内容:


第一部分提出了总体要求,其中包括对PDM系统电子文件归档与电子档案管理工作重要性定位、管理原则、理念、模式和方法等。


第二部分明确了PDM系统主管部门、档案部门、信息技术部门、业务部门在此项工作中所各自承担的职责。


第三部分提出了PDM系统电子文件归档与电子档案管理业务流程框架。包括电子文件及其元数据捕获归档、“四性”检测、接收、整理、保管、统计、利用、鉴定、处置等环节,并绘制了流程图。


第四部分对PDM系统电子文件归档与电子档案管理全过程都涉及的元数据相关内容进行了规定。捕获方式和捕获节点应在PDM系统和电子档案管理系统设计与开发过程中进行规划,实现元数据与电子文件同时捕获。元数据的捕获节点包括但不限于电子文件管理全程中的捕获、归档、检测、接收、整理、保管、利用、迁移、转换、鉴定、处置等各个节点。附录中将元数据作为本单位设计元数据方案的参考。


3.PDM系统电子文件归档


PDM系统电子文件归档,需要从以下几个要素入手:


(1)保管期限


《规范》提供了具有通用性的《归档范围与保管期限》,供各单位参考。各单位在具体应用时可在此基础上结合本单位实际进行增减。


(2)组件


该部分对件的构成、件内电子文件排序、系统显示名、计算机文件名等具体技术问题进行了规定。其中“件的构成”章节对组件的一般原则作了规定。例如,同一文件编号的不同版本独立成件。“件内电子文件排序”章节对同一件内有多个文档情况下排序规则作了明确。又例如,同一文件编号的原始格式和转换格式按照原始格式、转换格式排序。同时对系统显示名和计算机文件名命名规则作了规定,计算机文件名一般采用“唯一性代码”+“系统显示名”格式命名。唯一性代码可采用“哈希值”+“日期时间”或“随机码”+“日期时间”格式。“随机码”由计算机自动随机生成,一般为32位。


(3)要求


该部分对归档方式、归档时间、归档格式选择和电子文件捕获、分类、立卷以及档号生成、归档提交和检测接收等要求进行了明确。归档方式一般通过集成接口实现在线归档。归档时间可根据本单位需要选择实时归档和定期归档。归档格式根据不同文档类型选择对应中性格式,其中文档类为PDF格式,三维数模为STEP格式,元数据为xml格式。电子文件捕获后应形成归档信息包,包含归档电子文件全文和元数据文件。分类、立卷以及档号生成建议在PDM系统由业务部门人员完成。电子档案管理系统应对电子文件真实性、完整性、可用性和安全性进行检测。各单位可结合自身实际,参照《规范》制定本单位“四性”检测规则。


(4)归档接口


该章节对PDM系统的归档接口功能、电子档案管理系统的接口功能、归档接口建设管理要求等作了系统阐释。PDM系统的归档接口功能主要包括电子文件和元数据捕获、归档推送;电子档案管理系统接口功能主要包括数据接收、“四性”检测等。


4.电子档案管理


归档后电子档案管理主要内容包括:整理、存储、保管、利用、统计和鉴定处置。


(1)整理


整理包括编目、入库环节“四性”检测、正式入库以及入库后相关元数据内容修改。其中,编目主要包括案卷目录、卷内目录和案卷文件目录。


(2)存储


存储包括在线存储和离线存储,两种方式结合并用。其中在线存储应至少满足3年增量需求,每天实施增量备份,至少一个月全备份一次,有条件的单位可实施双机热备。离线存储介质至少应制作3套,不同套别的存储载体应分开保存。


(3)保管


该部分对保管环境和保管措施提出了要求。每年对电子档案的可读取性进行评估,根据需要实施格式转换和存储介质的转换。根据不同场景,采取存储介质的迁移、电子档案及其元数据的迁移等措施,以确保电子档案长期可用。


(4)利用


该部分对电子档案管理系统检索功能、权限控制和过程控制进行了规定。其中,检索功能应具备智能检索、组合检索、全文检索、主题导航和基于产品层级结构的树形导航等多种检索功能。


(5)统计


电子档案统计应按照GB/T 18894—2016的要求、国家档案事业统计调查要求,以及本单位需求进行。


(6)鉴定处置


各单位应定期对保管期限到期的电子档案进行鉴定。到期鉴定后对电子档案进行处置,包括销毁、续存和移交。


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