企业邮箱系统是企业日常工作中必不可少的工具之一，它不仅可以发送和接收电子邮件，还可以进行日历管理、任务分配、联系人管理等功能。而企业中的各个部门和员工之间也需要进行文件共享和合作，因此设置和管理企业邮箱系统中的共享文件夹和权限显得尤为重要。

一、设置共享文件夹

1.确定需要共享的文件夹

在设置共享文件夹之前，首先需要明确哪些文件夹需要共享，以及需要共享给哪些人。可以通过对企业内部部门和员工的工作流程和协作情况进行分析，确定需要共享的文件夹和目录。

2.创建共享文件夹

在确定需要共享的文件夹之后，就需要在企业邮箱系统中创建相应的共享文件夹。可以按照部门或项目进行分类，方便管理和查找。同时，还需要设置好共享文件夹的权限，以确保只有需要访问的人能够访问。

3.设定共享文件夹权限

在设定共享文件夹权限时，需要考虑到不同员工的职责和权限。可以设置读写权限、只读权限、完全控制权限等不同的权限级别，以确保不同的员工只能访问到自己需要的文件夹内容，从而提高工作效率和安全性。

二、管理共享文件夹

1.定期清理共享文件夹

随着时间的推移，共享文件夹中的文件数量会不断增加，为了保证文件夹的整洁和工作效率，需要定期清理共享文件夹中的无用文件。

2.更新共享文件夹权限

企业中员工的工作职责和权限会不断发生变化，因此需要不断更新和调整共享文件夹的权限，以确保每个员工只能访问到自己需要的文件夹内容。

3.建立共享文件夹管理制度

为了保证共享文件夹的安全性和规范性，企业可以建立相应的共享文件夹管理制度，明确员工的责任和权限，防止信息泄露和不当操作。

在设置和管理企业邮箱系统中的共享文件夹和权限时，需要充分考虑企业内部的工作流程和安全性要求，合理设置权限级别，定期清理和更新共享文件夹，建立规范的管理制度。这样不仅可以提高工作效率，还可以保证企业信息的安全性和完整性。