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工程项目投标管理

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工程项目投标管理


自20世纪80年代国家推行招标投标制度以来,建设工程招标投标已经成为建设工程项目承发包的主要方式,小编下面为大家整理关于工程项目投标管理的文章,欢迎阅读参考:


一、投标工作日常管理


在组织结构的设置上,企业要有负责投标的专门机构,即使没有专门的机构,也要有一个业务相近的部门归口负责管理本企业的投标工作。其基本工作应该包括:投标台帐的建立和维护、编制资格预审文件、办理参加投标手续、研究投标报价策略、牵头组织编写投标文件、负责投标过程中的澄清与答疑、打印出版投标文件、递交投标文件、办理投标保证退还、参加定标前后的谈判,直至定标后签订工程合同。


除以上基本的工作外,负责投标报价管理的部门还应在平时将以下工作纳入日常业务的范畴内:


1. 设备材料价格库建立与维护


投标的竞争,很大程度上体现在价格的竞争上,因此除了对具体投标项目进行必要的询价,负责投标管理的部门还应该负责组织建立设备、材料的价格库,这样不仅可以在投标报价时对能获得的询价设备材料价格进行修正,还能在时间紧急或询价困难的情况下利用价格库的信息进行投标项目的报价。


2. 已执行项目风险收集


对于风险的防范,除去对投标项目招标文件的认真分析研究外,更多的要来自于已经执行的合同项目的执行反馈,在其他执行的项目上发生的风险,在新投标的项目上不应该再出现或者能有应对的措施减轻风险的损害。因此,需要负责组织投标的部门定期从正在执行的项目上通过走访或问卷的形式,就已执行工程项目遇到的各类风险进行调查、整理和汇总。避免在新项目投标时,对已知的风险仍没有采取措施进行防范和应对。


3.建立投标技术文件标准文本


使用标准的文本和格式可以节省大量的时间和人力,为提高报价工作效率,投标人应在多年、大量的投标文件基础上进行总结,分析形成标准投标文件技术文件模板,对一般投标文件的技术文件的通用部分,如项目控制和执行、设计管理和协调、采购管理、施工管理、质量管理、HSE管理等形成相对固定的格式,一旦接到投标任务即可在此模板的基础上进行有针对性的修改和完善,快速形成高质量的投标文件的技术部分。


二、资格预审的编制


对于投标项目而言,资格预审文件的填报质量直接关系到企业能否通过资格预审,进而获得下一步参与投标项目的机会。因此资格预审文件的编写质量在投标过程中也是非常重要的一环,尤其是在一般的、技术要求不高、参与投标人众多的工程项目上,企业更不能仅仅因为资格预审文件的质量而丧失参与投标的机会。


资格预审文件的编制应与招标人的要求一致,一般可由负责投标管理的部门单独完成。随着企业不断的发展以及承接项目的变化,企业的人力资源状况、在建项目人力资源负荷、企业资格或等级证书等都会有动态的变化,应有专人负责人公司资质文件、企业合同业绩、企业公司信息等内容资料的维护,避免导致企业人力资源已经发展、合同业绩已经增加、资质等级已经升级,却在资格预审文件编制时仍然使用旧证书、旧数据的情况。


三、投标前的准备


获得相应的投标信息,经过科学决策后企业决定参与项目的投标,就进入投标前的准备阶段。投标前的准备工作一般分为以下几个阶段:


1.招标文件购买


在通过资格预审后,按照招标人规定的时间和地点购买招标文件。此项工作应由负责管理投标工作的部门承担。当然,购买招标文件并不是简单的文件购买,最好同时能获得有哪些竞争对手参与、招标人招标工作的组织状况、招标项目的项目进展等相关信息,为投标决策收集有用的信息。


2.投标组织建立


根据投标项目的特点、招标文件的具体要求,应由负责管理投标工作的部门提出投标组织建立计划。投标组织建立计划应包括投标经理提名、技术文件、商务文件编写参与人员需求、投标文件编写进度计划等内容。


能否按照招标文件的要求编制出符合招标文件要求的投标文件、体现企业优势和执行投标项目的能力,关键是参与编写投标文件的人员的自身素质的高低,以及投标组织自身运作对投标的控制力和协调力。参与投标的人员一般构成为:


投标经理:根据投标项目的特点以及企业自身的人才储备情况,选定一位有类似工程经验、具备投标组织能力的人员担当投标项目的投标经理,全面负责投标项目的投标工作,进行整个投标工作的组织、协调和管理。


经营管理人员:主要是指从事工程项目经营管理、理解公司经营方针和规划的人员。此类人员应知识面广、经验丰富,具备一定的法律知识和实际工作经验,有较强的沟通和协调能力。经营管理人员负责协调投标工作中与招标人的关系,及时了解投标项目的动态,为投标决策提供准确的信息和决策依据。


技术专业人员:主要是指从事技术研发、工程设计、工程施工、工程采购、项目管理等各类专业人员。此类人员应具备熟练的专业技能、丰富的专业知识,能从本企业的实际出发,在投标过程中进行技术标文件的编写。


商务金融类人员:主要是指从事法务、合同、概预算、财务、保险、税务等各类专业人员。此类人员应具备丰富的法律知识、掌握现行的法律法规、熟知工程计价的标准,能根据实际在投标过程中进行商务文件的编写。


3.招标文件研究


投标组织建立后,所有参与投标项目的人员应从本专业的角度出发对招标文件进行仔细的研究与分析。


投标初期主要是通过对招标文件的研究和分析,发现其中表达不清、相互矛盾、明显错误等问题,及时向招标人提出质询。


随着投标的深入,参与投标的人员应该对投标者须知、通用合同条件、专用合同条件、技术规范、图纸、设计资料、工程量清单,以及各种保函的格式等必要的附件,进行更细致的研究,以便能够吃透招标文件,了解己方的工作范围和责任,正确理解业主的意图。


4.现场勘踏


现场勘踏能够对工程现场、周边环境等客观条件进行有效的勘察,因此企业应特别重视。按照招标文件规定的时间,选派投标组织中合适的人员参与招标人组织的现场勘踏。参与现场勘踏的人员应事先已熟悉招标文件,收集其他投标人员的问题,做到有计划、有目的的进行勘察。通过现场勘踏,应主要了解投标项目所在地自然条件、施工条件、劳动力供应、设备材料供应状况、运输条件、现场周边条件、当地建设法规等内容。


5.参加标前会


参加完现场勘踏,带着现场勘踏和对招标文件研究分析后的问题,在标前会向招标人提出质询。尽管在投标截止日前,投标人仍有要求解释澄清的机会,但在标前会对已知问题得到及时的解答,有助于提早对己方投标提供帮助,同时也可及时从其他竞争对手的提问中尽可能地分析竞争对手投标水平及投标策略。


四、投标文件的编制


投标文件的编制,最基本的要求就是投标文件能对招标文件提出的要求和条件做出实质性响应。不同的招标人提供的招标文件对投标文件的格式都会有不同的要求,因此企业必须按照招标文件的要求认真进行编写。一般情况下,投标文件都会包括技术文件、商务文件二个部分,如果招标项目采用资格后审的,还会包括投标要件部分。


1.技术标书


虽然说价格在竞争投标中占有有较大的权重,但技术标书如能展现出投标人在工艺技术、设计水平、项目管理、施工控制等方面的优势,能为投标人赢得更好的形式。针对项目不同阶段的投标,技术标书编写的重点一般为:


a. 工艺包投标:技术文件应重点展示自身专利技术和专有技术的先进性、合理性及经济适用性,同时说明采用己方技术如何会给招标人带来建设成本的降低、建设周期的缩短、运营和维修成本的降低;


b. 设计投标:技术文件应重点展示己方在招标项目上的类似经验、设计管理组织与管理体系的完整和健全,同时说明拟建立的项目组织的高效和能力,设计周期的合理性,能够提供的设计技术服务等;


c. 工程总包投标:技术文件应重点展示自身在设计、采购、施工和项目管理上的优势,重点突出对投标项目的控制力,设计、采购及施工各阶段的协调性,明确说明自己在QHSE及绿色施工上的优势、施工组织设计及施工方案的合理性与先进性。


2.商务标书


a. 设计人员认真研究招标文件的设计文件及其他相关技术资料,完成对设备数据表、材料表的复核,提出可供商务人员计算的数据(规格、材质、重量、压力、数量等等),对发现的设计技术文件中的错误及时澄清并向商务交接;


b. 采购人员认真研究招标文件及其他相关技术资料,在接收设计人员反馈的数据后,向满足条件的供应厂商发出询价文件。询价文件应说明拟采购设备材料的技术特性、采用的标准、交货期限等关键问题;


c. 施工人员根据拟定的施工组织设计和施工方案,提出劳动力需求计划、总平面布置、临时设施建造计划等;


d. 项目管理人员拟定项目工期计划,合理安排设计、采购、施工各阶段的衔接,确保进度计划的合理;项目管理者联盟


e. 根据在设计、采购、施工及项目管理上得到的数据、资料,商务人员按照拟定的报价策略进行投标报价的计算。


3.风险分析


投标文件编制的过程中,投标人应组织参与投标项目的所有人员就各自负责的工作内容进行投标项目的风险分析,目的在于发现风险,通过集体的力量提出解决方案,并将风险防范的应对方案体现在投标文件中。一般投标项目应考虑的风险如下:


设计:设计基础资料的正确性;设计标准选用的合理性;材料的选用是否符合工艺要求;设计方案是否合理,会否导致较多的设计变更;设计工程量是否过高于类似装置。


采购:询价文件技术要求是否全面;制造厂商加工负荷保证;设备的交货期是否合理;未来市场价格波动趋势;大件设备运输的难易程度。


施工:施工组织设计是否合理;特殊施工方案是否先进;项目建设地自然条件考虑是否充分;施工周期是否合理;技术措施考虑是否全面;选定的分包商能力是否具备;分包商人力资源负荷能否满足项目施工需求;QHSE方案、措施是否考虑全面。


价格:招标人信用好坏;未来市场价格波动趋势和幅度;国际汇率变化趋势和幅度;项目概算是否有漏项或错误;项目当地对项目在劳动力、制造、供应及运输上有无保障;税收政策的变化;工程质量要求是否超过一般要求;管理费用计算是否与实际投入匹配。


4.投标文件审查


投标文件编写完成,投标经理应负责组织对投标文件进行全面的审核,企业应在对以往投标进行总结的基础上形成核查清单,并在每次投标结束后补充核查内容。核查清单既包括了投标文件编写内容是否符合要求这样的大问题,又涵盖了签字盖章是否正确等小问题,可以说是全面的高效的审核。核查清单具体内容有:


a. 企业法人或委托代理人是否按照规定签字或加盖单位公章;


b. 投标文件目录内容从顺序到文字表述是否与招标文件要求一致;


c. 投标文件目录编号、页码、标题是否与内容编号、页码(内容首页)、标题一致;


d. 采用模板化进行编写的部分,应替换的内容是否全部替换完成,避免张冠李戴之类低级错误的发生;


e. 报价金额大小写是否一致,与“投标报价汇总表合计”、“投标报价汇总表”、“综合报价表”是否一致,涉及外币的.金额是否一致;


f. 投标文件是否按招标文件规定的分开封装,且份数符合要求;


g. 投标保证金或投标保函是否满足要求,保函是否单独封装;


h. “投标报价汇总表合计”、“投标报价汇总表”、“综合报价表”等商务文件是否按招标文件要求进行了签字盖章;


i. 商务文件定额计量单位、数量与报价项目单位、数量是否相符合;


j. 工程量清单模式招标的“工程量清单”表中工程项目所含内容与套用定额是否一致;


k. 技术偏差表和商务偏差表所列背离,是否实质影响招标人对己方的评判,影响己方的竞争力;


l. 对风险因素的防范是否有相应措施,并体现在投标文件中。


出版前,按照企业的管理规定,由负责投标工作的部门经理及公司主管人员对投标文件进行审查和批准。


五、投标文件的递交


在招标文件规定的投标截止时间前,将投标文件送达指定的地点。无论是专人送达还是邮寄送达,均应留出足够的时间,以免因交通工具误点、邮政系统失误等因素造成投标文件迟于招标文件规定时间送达而被判定废标的情况出现。


六、参加开标


投保文件按招标文件要求递交后,并不意味着一个投标工作的结束,投标文件被开启后的竞标也是十分重要的。开标后尽管不能再对投标文件进行修改,但企业这时候并不是无所事事,只能被动等待,相反,通过自身在开标后的工作还极有可能帮助自身在评标中获得更为有利的地位。


1.述标


为选择更为理想的中标者,招标人一般会在对投标文件评估的基础上要求投标人对投标文件进行阐述。这个时候,往往是向招标人展示企业自身能够按承诺完成投标项目的绝佳机会。因此,参加述标的人员必须具备丰富的经验与知识、拥有善于表达与沟通的能力,并且深刻了解投标文件所编写的内容。


述标并不是简单的说明,更不能是对投标文件的重复申述,而是应以投标文件中的技术、商务条件为重点,深层次的对己方的投标文件进行分析论证。述标需说明的内容一般包括:


a. 专利技术或专有技术的先进性、适用性和可靠性;


b. 设计在人力资源、设计管理体系、设计经验上的优势;


c. 采购在供应商资源、采购管理体系、催缴及监造上的优势;


d. 施工组织设计的合理性、施工方案的先进性、可行性;


e. 自身项目管理的优势,对投标项目如期完成的保证;


f. 对项目安装现场QHSE管理的体系建立,安全施工的保证;


g. 对履约投标项目的重点、难点的剖析;


h. 对投标项目自信心的表达以及必要的承诺。


2.答辩


答辩主要是为应对招标人对己方投标文件不清之处进行澄清的过程,此过程中如能进行合理的阐述,亦可增加中标的机会。此阶段,因为投标项目已经开标,对于竞争对手的报价及其实施投标项目的方案都有了一定程度的了解,因此在答辩阶段应做到有的放矢、目的性明确。


a. 修订商务报价条件,在报价金额不变的条件下,增加或减少承包的费用;


b. 修正技术条件或商务条件,在不降低中标几率的前提下,减少投标项目的风险;


c. 对投标文件中含糊不清的地方进行说明,明确己方的表述,向招标人传达清晰的信息;


d. 及时对投标文件中的缺陷进行补救,避免己方陷入不利的境地。


七、投标后总结


直到招标人确定了中标人,发出了中标通知书和非中标通知书,一个招标项目的招标工作才算基本告一段落。无论企业中标与否,都应该及时地进行投标总结。目的在于总结经验教训、分析得失,为下一次的投标积累有用的信息。大多数情况下,招标文件都会说明招标人没有向投标人解释其中标或未中标原因的义务,因此投标总结更多的要依靠在开标之后直至招标人发出通知书的期间,投标人参与开标过程中所获得的方方面面的信息、对于己方和竞争对手之间差异的分析等方面积累而成。

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