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国际工程项目中的投标管理

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国际工程项目的投标过程是对项目情况进行全面调查了解与认知的阶段,对项目的投标结果和中标后的实施,具有至关重要的作用。其中最重要的关键环节是学习招标文件、现场考察和编制投标文件。


学习招标文件


学习招标文件是指获取国际工程项目招标信息或招标文件后,迅速组织成立国际工程项目前期工作小组,组织有关技术、经济、商务等方面专业人员阅读、梳理、提炼招标文件,进一步明确项目的基本情况、内容与范围、技术的可行性、工期要求与罚则、工程款支付条件与方式、保函与税费、成本与效益等内容。在国际工程项目中,不管采用何种项目管理模式,对于其招标文件而言,必须比较清楚地了解和确定该项目使用的技术标准。笔者在参加国内许多建筑企业国际工程项目的评审中,发现许多投标人混淆了我国国家标准与国际标准等同、修改、非等效的对应关系。有的将我国技术标准混同于ISO9000质量管理标准,有的甚至提出技术标准采用英标、美标、日标或等效标准。这些在国际工程项目中围绕采用我国国家标准中存在的模糊认识,一旦写进投标文件,将会给项目的实施带来巨大的损失,其惨痛的教训不胜枚举。


现场考察


国际工程项目的现场考察工作,可与学习招标文件同步或交叉进行,国际工程项目现场考察的主要任务和要点如下。


一、了解工程所在地自然地理、政治经济等环境与条件


国际工程项目前期工作小组要迅速组织有关专业技术人员,查阅有关项目所在地的基本概况,研究项目所在国政治与经济情况,特别是政局的稳定与当地社会治安情况;了解当地的货币与汇率的稳定情况,了解项目业主的资金来源,当地居民的生活水平;收集研究项目所在地气象、水文、地质资料;全面了解项目的背景、现状与实施方案。与此同时,要对工程所在地自然地理、政治、经济等环境与条件,进行全面的实地考察与评估。这些环境与条件直接影响到项目实施中的施工效率、施工的有效时段,或直接威胁到施工人员的生命财产安全,对项目施工组织中的投入与实施方案密切相关。因此,国际工程项目的外部环境与条件,是直接关系到工程能否顺利进行的重大问题。目前,我国大多数建筑企业的海外项目大部分集中在位于非洲、东南亚的第三世界国家。特别是非洲国家多为沙漠和热带雨林气候,沙漠气候干旱少雨,时常伴有严重的沙尘暴,夏季气温可达50℃左右;热带雨林地区气候炎热、雨量大,雨季时间长,蚊虫疾病多。这些自然条件对工程施工及施工人员的生产、生活都有很大影响。同时,这些国家几乎都存在政局动荡、社会治安不稳定的情况,严重干扰了工程项目的正常施工,对施工人员的心理状态造成直接的影响,甚至导致施工人员的人身安全受到伤害。例如:中国某公司承担的S国供水工程项目,该项目在2008年8月由于受到当地安全局势的影响,被迫停工退场,至今尚未复工建设。


二、考察项目所在地的建筑材料、设备、人工等条件


在国际工程项目考察中,要认真考察了解建筑材料、人工等,如水泥、钢材、木材、砂石、油料等产地、价格与质量情况。由于非洲以及东南亚第三世界国家工业生产相对比较落后,许多建筑材料需要从第三国采购。再加上国际市场物价上涨以及不同渠道组织的货源价格相差较大,直接导致了在不同时期采购的建筑材料、设备价格相差很大。例如:中国某公司承建的S国供水工程,2010年12月开工后,建筑材料和人工价格不断上涨,该公司被迫停工。经过了业主反复商洽,尽管业主同意调价,但是造成的停工损失却已经无法挽回。可见,在国际工程实施过程中,建筑材料、设备、人工费用的上涨,必然导致工程成本的增加。所以,我国建筑企业要通过国际工程项目的考察,确定降低工程成本的途径。一是要确定在国内组织采购的建筑材料、设备的种类;二是预测物价上涨的预期值;三是制定应对物价上涨而采取提前采购的措施与所需要的资金流数额。这与投标报价、施工组织设计和中标后项目的实施息息相关。


另外,国际工程项目一定要认真考察项目所在地施工设备的基本情况。通常由于第三世界国家工程机械产品生产几乎为空白,全部依赖进口。土石方设备如挖掘机、自卸汽车等比较容易租赁,价格也适中,但是,垂直运输设备、混凝土施工等专业设备资源比较缺乏,需要我国建筑企业从国内购买、调遣。即便部分设备能够租赁到,但往往价格十分昂贵,租赁成本高于购买成本。因此在投标阶段要根据实际调查的设备资源信息情况,做出可靠的设备资源计划,否则势必严重影响项目的施工生产。


三、交通运输条件


国际工程的运输问题直接关系到工程项目的进展和工程进度计划的完成。其主要包括国际工程项目所需材料、设备等物资在中国国内的运输、海外运输和工程所在地国内的运输。海外运输一般有海运和空运两种方式,而中国国内运输和项目所在地国内运输一般采用陆运。国际工程项目的运输责任一般全部由承包商自行负责,因此对国际工程项目所在地运输条件与能力考察很重要。例如:中国某公司在承建F国综合楼项目(建筑面积12万m2,地下5层,地上45层)时,当地商品混凝土运输不能满足工程建设的需要,在混凝土浇筑的初期阶段,由于商品混凝土不能及时到场,经常出现“等米下锅”的尴尬情况。后来经与业主、供应方、运输方3家共同商洽,采取增加罐车数量,并结合需求和运输量采用单车积分货币激励的办法,达到了与施工现场需求相匹配的运输能力。


项目所在地的政策法规


在国际工程中,由于不同国家和地区对劳工的工作时间、劳工合同的签订解除都有特殊的规定。因此,为了规避在劳务用工方面带来的劳动纠纷,必须在项目考察中详细了解项目所在地国家和当地政府的劳动用工法律法规,了解人工工资、加班工资、劳动保险等情况。与此同时,由于不同的国家对国际工程项目的进口关税、个人所得税以及税率,工程各种保险、保函的规定及相应的费率都不一样。所以,必须对项目所在地的税务政策等,进行详尽的调查了解。例如:对于世行贷款或某些国际基金贷款项目,大多数国家赋予免税政策。这些都对国际工程项目的投标报价与项目的实施有着至关重要的影响。


编制投标文件


国际工程项目投标文件的编制是在充分的调查研究、现场考察、消化招标文件的基础上完成,还要重点研究如下几个问题,以利于做好编制投标文件的工作。


一、资金来源和支付的币种


在国际工程项目的投标中,要结合业主支付的币种,考虑硬通货币或美元与项目所在国当地币的比例。一般情况下,硬通货币或美元所占的比例越大越好。因为进口材料、设备都必须用硬通货币或美元来支付,而当地币主要用于购买工程项目所在国地方材料、设备以及支付当地人工工资,所占的币种比例应该越小越好。


二、调价公式及其运用


在国际工程项目中对于工程规模较大、工期较长或较复杂的工程,应力争采用调价公式,对于工程规模小、工程工期较短、较简单的工程项目均不采用调价公式。为此,在国际工程投标时要首先确认招标文件中是否有调价公式,并要弄清楚调价的起始点及结束时间,并在投标书中标明物价基数,便于调价公式在项目施工中灵活运用。在满足工期和质量的前提下,根据物价及人工工资价格变化的情况,适当控制工程施工进度的节奏。如中国某公司在承担 K国住宅区项目的实施中,由于在投标书中标明了物价基数,业主也批准使用调价公式。该公司在施工管理中灵活运用调价公式,根据当地物价及人工工资上涨和下降的幅度,适当放缓或加快施工进度,尽量在调价系数高的期间多出产值,创造了项目的利润。


三、核准工程量


一般情况下,招标文件都明确给出了工作范围和工程量清单,大部分项目采用单价结算,也有个别总价项目。因此,对工程量清单按照招标图纸进行复核十分重要。在国际工程项目投标报价中,只有认真复核招标文件提供的工程量,才能确定选择不平衡报价的方式。其思路是:如果工程量清单中单价项目的工程量比实际工程量小很多,则可以按照适当偏高的单价进行编制;反之则按照适当偏低的单价编制,这样使总价不至于过高,使报价具有竞争力,还可以为中标后的实施创造更多的利润留下伏笔。但单价不能过高,否则有可能在后期合同谈判或中标后被业主或工程师发现,业主要求调整单价或者利用他的权利采用变更的方式取消该单价项目。对于总价项目,如果工程量清单中,有严重偏差或者有漏项等对承包商严重不利的情况,则必须提澄清或在投标文件中予以说明,否则承包商会因此招致重大的经济损失。


 四、优化施工组织设计


在国际工程项目的投标中,招标文件往往标明了业主对该项目初步的工期安排,同时要求投标人不仅提供报价,还要求投标人提供工程进度计划和施工方案,业主将根据这些评价投标人是否采取了充分的合理措施,能否在中标后按期完成工程承包任务。然而,施工组织设计、工期和资源的优化以及施工队伍的选择不仅是招标人的要求,对投标人有效竞标来讲更为重要。因为制定合理的工期与施工进度计划,拟定合理的资源投入,是承包商确定施工方案,获取效益最大化的重要途径。可见,优化施工组织设计不仅对投标报价有着很大的影响,更与工程成本和工程效益有着密切的关系。


其次,由于世界上不同地区与国家的设计咨询公司使用的设计和施工规范不同,各自的设计及施工理念有较大的差别。所以在编制投标文件、优化施工组织设计时,一定不能只考虑和局限于我国国内的设计及施工方式。否则,编制的投标文件或施工组织设计,必然存在很大的偏差,从而导致投标失利或给项目实施带来严重亏损。如中国某公司在F国某污水处理厂项目投标中,招标文件的依据为扩初设计,并明确技术标准采用项目所在国标准。但在中标后,业主提供的施工图却与招标文件的扩初设计不符,采用了美国标准,钢筋含量超过招标文件中的一倍,大部分结构部位钢筋十分密集。另外,监理工程师要求钢筋只准搭接,不允许焊接。该公司被迫停工,提出质疑和要求业主索赔。尽管业主最终同意给予补偿,但额外增加的施工成本还是高于投标报价的预期。


五、分析竞争对手


由于国际工程项目投标竞争激烈,作为投标人必须做到知己知彼。首先,要了解购买招标文件和参加标前会的单位,分析对手的特点,并进行归类,从中找出有代表性和特殊性的竞争者。然后,对这些竞争对手可能报出的标价和中标的可能性进行分析和预测,不仅分析判断其合作伙伴、所选材料、设备厂家和产品,还应分析其心理状态,通过分析了解对手与自己的优势和劣势所在,从而使自己采取措施弥补劣势。如施工组织设计与技术方案是否有独到之处;材料设备选择等方面要投业主所好,力争得到业主方的特别赏识。其次,对于有制造厂商参加的投标项目,因其具有在设备价格上的优势,所以作为投标人应在选择供货商方面特别慎重,一般不应选择竞争对手的产品,应另选在既产品上有优势,又要在价格上有竞争力的厂家产品。总之,知己知彼,才能编制出有特色的投标文件,对有效竞标能够起到事半功倍的效果。


六、合理确定风险和利润


风险和利润一定要视项目的大小、复杂的程度、不确定因素的多少来确定,不能盲目按百分比计列,更不能与其它投标人的预计报价相比。应综合付款条件、报价所用货币种类、所供设备材料有无退税、施工周期长短来定夺。前期付款比例大的,不仅可减少贷款利息,也可以减少拖期付款和货币贬值的风险;报价所用币种比较坚挺的汇率风险就小;工程所供设备材料可以退税的,利润可适当降低;施工周期短的,风险系数可以降低等。总之,报价计算工作要做细,粗略计算和高估冒算的做法都不可取,只有这样才能力争在中标的基础上获取最大的利润。


七、投标书要装帧美观


如前所述,国际工程项目投标需要投入人力、物力,做大量的工作。每一个环节都要细致认真,打印、装帧是整个标书编写的最后一个环节,更不能忽视。图纸不清晰、印制质量差、装帧不美观,会让招标人感觉是一份粗制滥造的标书,也会认为投标人没有能力,对其能否胜任项目的建设任务产生怀疑态度。因此,投标人一定要对已经付出很多辛苦的投标书,最后在打印、复制、装订、包装等方面认真对待,做到整洁美观。

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