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建筑工程企业招投标如何建设合规管理体系?

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企业合规管理体系是企业基于合规风险防控(包括防控民事纠纷风险、行政处罚风险、刑事追究风险),按照“事前防范、事中监督、事后应对”的思维框架建立企业内部管理机制,进行动态化企业规范管理的公司治理方式。


建筑业是我国国民经济的支柱产业,因此建筑企业建立合规管理体系进行公司治理尤为重要。由于不在少数的建筑企业一贯粗放管理,实施的工程建设项目所涉纠纷案例多种多样层出不穷,对于管理的升级需求日益凸显。


建筑企业通常会设置专门的招投标部门,但由于招投标涉及招标文件、投标文件的编写包括商务、经济和技术标准三个部分,因此具体的工程建设项目招投标事务就涉及的项目总体设计规划、项目概算、评标标准制定、最高限价设定标准、报价确定方式,以及合作实质性条款(诸如工期、工程质量、工程价款、工程范围)的确定问题,亦即招投标事务的完成。


并非招投标部门能够独立完成而涉及建设工程设计机构、成本控制或预决算部门、施工管理部门、合同审核部门等。据此,建筑企业的各个业务部门均负有招投标合规管理职责,这是企业合规责任主体第一责任主体。


为了有效实施合规管理,建议企业设立三道防线:


第一道防线,在招投标部门设立合规负责人,指导本部门员工遵守合规规范。


第二道防线,在企业中设立招投标合规委员会,由公司法务部门负责人和各个业务部门负责人组成,负责指导和监督招投标部及各业务部门遵守合规规范。


第三道防线,在企业中设立独立的合规审计部门,定期对招投标事宜以及各业务部门参与的招投标事宜进行合规审计,包括对各部门就招投标事宜进行招标或投标策划会议、招标文件或投标文件会审等情况进行审计。


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基于上述三道防线,拟定如上框架性结构图仅供参考,具体组织结构需根据企业的具体部门设置进行调整和优化。


鉴于工程建设项目招投标是一项流程化工作,除了制订合规方针和行为准则外,还需要结合招标行为和投标行为的不同流程,分别制定具体的管理制度或者在一份合规管理制度中分别就下述各个方面拟定相应的管理措施,包括:


1.投标行为主要涉及的制度和流程


①工程建设项目投标管办分离制度


建议企业建立投标工作“管办分离模式”,即投标管理部门负责建章建制、编写投标文件;投标组织部门负责参与投标活动,进而最大限度避免出现投标人和招标人以及投标人之间出现串通投标的情形。


②投标文件策划和会审制度


企业应当明确招投标部门与其他部门(诸如成本控制或预决算部门、法务部门)协同机制,制订投标文件的策划和会审工作流程、响应时间和工作流程。


③保密制度


为避免泄露投标文件信息或可能影响公平竞争的其他信息的(包括但不限于报价信息、技术信息等),企业应当尽量减少编制、审批投标文件的参与者的数量,并要求参与者签订保密承诺。


④投标合规考核、审计和奖惩制度


明确考核信息来源(诸如员工、合作方),规定企业员工违反合规管理制度的将承担诸如降职、降薪乃至罚款、解除劳动关系的惩罚措施;同时规定企业员工严格遵守了合规管理制度,结合绩效考核制度予以一定的奖励。


⑤招投标文档管理制度


为便于招投标合规管理审计,应当对招投标文件制定管理制度,明确具体的部门对于招投标过程中的文档予以保存。


2.招标行为主要涉及的制度和流程


①投标人资质条件确认和审核流程管理制度


不同的项目发包方式,对于承包人的资质要求并不一致(诸如EPC总承包方式仅需要承包方具备工程总承包资质而不需要另行具备施工资质等,当然资质级别根据工程规模和要求会有所不同;DB项目中则要求承包方分别具备设计资质和施工资质)。


因此,资质条件确认和审核流程应当基于不同类型的项目发包方式,确定不同的资质审核条件和审核流程,包括资质审核部门归属于哪个部门哪个岗位也均应予明确。


②工程建设项目招标审批制度


为杜绝招投标管理部门和项目施工部门人员滥用权力不进行招标、拆分项目化整为零等方式规避招标。


建议建立工程建设项目招标审批管理制度,明确必须招标的项目类型、可以不招标的项目类型(诸如对于一定数额以下(诸如20万元)的零星工程可不进行招投标)、哪些应当进行公开招标、哪些可采用邀请招标、是否可以采用竞争性谈判方式等。


③工程建设项目招标管办分离制度


建议规定招标工作“管办分离模式”,即招标管理部门负责建章建制和招标前期的审批,招标组织部门负责招标活动的组织,进而最大限度地避免出现招标人和投标人串通投标的情形。


④招标文件策划和会审制度


企业应当明确招投标部门与其他部门(诸如成本控制或预决算部门、法务部门)协同机制,制订招标文件的策划和会审工作流程、响应时间和工作流程。


⑤评标制度


企业应当根据不同项目类型所涉技术条件,分别确定不同的评标委员会确定方式,包括是否聘请外部专家进行评标等。


⑥保密制度


为避免泄露标底或可能影响公平竞争的其他信息的,企业应当尽量减少编制、审批标底人员数量,要求参与者应签订保密承诺。


⑦招标合规考核、审计和奖惩制度


明确考核信息来源(诸如员工、合作方),规定企业员工违反合规管理制度的将承担诸如降职、降薪乃至罚款、解除劳动关系的惩罚措施;同时规定企业员工严格遵守了合规管理制度,结合绩效考核制度予以一定的奖励。


⑧文档管理制度


为便于招投标合规管理审计,应当对招投标文件制定管理制度,明确具体的部门对于招投标过程中的文档予以保存。


首先,建立企业咨询举报热线,鼓励员工或第三方对企业的任何欺诈、贿赂、串通、施加压力或其他不符合合规政策的行为进行举报,在企业既有的员工劳动人事管理制度上增加合规奖惩制度或者单独设定合规奖惩制度。


其次,由于建筑行业法律法规及规范性文件众多且时有修改,因此企业应当及时跟踪企业适用的合规规范的修改、补充以及新出台的合规规范,并随之内化为企业内部管理制度。


再次,由企业审计部门每年定期对工程建设项目招投标事项进行独立的合规审计,对各合规组织是否出现过违法违行为、是否被举报以及出现违规行为后的整改情况进行审计,并形成审计报告,供董事会制订下年度的合规管理政策。


在招投标专项合规管理建设中,必不可少的一环则是对员工进行合规培训,要通过合规培训使得企业员工理解其工作岗位职责、其应当承担的合规义务(包括诚信合规以及公司禁止员工实施的行为)以及违规所应当承担的后果。

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