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为什么将纸质 QMS 转变为数字化QMS?

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  质量管理体系自从1989年第一版 ISO9001推行以来,已成为制造行业公认的质量管理体系(Quality management system,以下简称QMS)的标准。

  但是随着经济的发展,消费者对于产品的要求越来越高,变化也越来越快,再加上网络、科技的同步发展。

  过去可以通过纸质的,反复沟通、重复解决问题的节奏已经无法满足日新月异的制造业变化的需求。

  相反,数据化、即时、可视化、跨流程的数字化质量管理体系已成为很多制造业的选择。

  01 One

  QMS的重要性

  质量管理是指一套完善的管理实施系统,以确保维持必要的标准以实现有效的质量交付并确保客户满意。因此,每家工厂和公司需要质量管理体系 (QMS),因为它可以帮助组织通过寻求提高顾客满意度来专注于始终如一地满足产品标准和客户要求。

  实施质量管理体系会影响组织绩效的各个方面。形成标准化的质量管理体系的好处有:

  ● 满足客户的要求,增加对组织的信心,进而带来更多的客户、更多的销售额和更多的回头客;

  ● 满足组织的要求,确保以最低成本和资源效率的方式遵守法规并提供产品和服务,为扩张、增长和利润创造空间。

  另外QMS也可以再来以下优势,包括:

  ● 定义、改进和控制流程;

  ● 减少浪费;

  ● 防止错误;

  ● 降低成本;

  ● 促进和确定培训机会;

  ● 吸引员工;

  ● 确定、引导组织的方向;

  ● 标准化,利于跨部门、跨公司沟通。

  基本的质量管理过程包括研发、订单、生产计划、生产或服务、检验、入库、物流、交付、售后服务等全过程的关于产品质量与交付的过程的控制要求,以及质量管理的活动:内审、纠正和预防措施、管理评审、不合格品控制等各流程。

  最常用的质量管理体系标准是 ISO9001。汽车行业有基于ISO9001IATF16949。它是规定质量管理体系要求的国际标准。它旨在帮助组织确保他们能够有效地提高客户和董事会的满意度,同时确保产品和服务满足要求。

  02 Two

  从纸质QMS到数字化EQMS

  21 世纪的技术发展速度太快,普通人眼无法跟上。随着技术的进步,从繁琐的纸质质量管理系统过渡到更先进的电子质量管理系统. 基于纸张的质量管理系统过去在中型组织中非常普遍。毫无疑问,这样的系统可以成功地管理产品和过程质量。然而,它们显着增加了在现场人员不遵守QMS要求的风险,造成QMS的要求与现场形成二张皮的结果,文件化的QMS最终轮为应付客户或第三方审核的要求。

  任何带有数字化标签的东西可能会变得更加高效和有效,这已不再是新闻,而这正是您使用数字化质量管理系统所期望的。

  质量体系复杂且极难在整个组织中进行管理,尤其是在需要严格遵守质量标准的监管环境中。因此,寻求快速提升业务能力和变化能力的公司寻求采用基于软件的质量管理系统。

  以下是数字化质量管理系统相对于传统纸质质量管理系统的 8 个主要优势:

  1.连接组织、部门,系统协作;

  质量管理体系的一个主要作用是将组织中的不同部门联系在一起,通过系统的协作,来满足过程和产品符合要求,对于不满足要求的通过将信息反馈给相关过程或部门,进行调整和改进。

  纸质 QMS容易将信息碎片化,并且可能扩大组织中不同部门之间质量体系协作的差距。从而使质量集成变得乏味、滞后、被动。

  然而,数字化的质量管理系统却可以使部门间的沟通无缝连接,以促进问题的解决或任务的及时跟进。

  比如我们在2020121日《6分钟掌握电子化分层审核》文中谈及电子化的审核问题跟踪系统时,过去我们做分层审核最怕的就是问题跟踪,因为大部分的分层审核都是班组长去做,做完后,通过是一个月才去现场收集这些问题的的整改情况 ,即使发现了可疑的问题,但是由于时间过去很久,也很难再去追踪与确认了。

  电子化的分层审核软件,可以做到对审核问题的电子化的追踪,这样的追踪与跟进,无需质量工程师一对一得与各个部门督促与沟通,只需要通过软件系统。

  ●现场审核到的问题,无论是整改人还是审核人或管理层都可以看到处理的类型(需整改,立即纠正);

  ●现场审核中重复发生的问题,推送到质量工程师(或指定人员)进行判定整改的责任部门及责任人;

  ●完整的问题清单,让管理者动态和随时了解现场审核情况;

  ●整改项根据问题的分类,可自动进入快速响应问题清单。

  2. 更好更先进的数据管理;

  使用纸质版的QMS系统,大部分数据都是纸质的,如果没有现场操作工或班组长的及时汇报与沟通,我们通常只能够通过日、周、月的统计频率来发现和识别问题与风险,当在解决问题过程中,需要资源投入时,还需要将数据做成各种分析表,以获得管理层的支持。

  使用电子质量管理系统就可以对所有记录的数据进行实时管理。包括纠正和预防措施、变更管理、不合格品和客户投诉等,使用数据更加即时化、可视化,也更容易暴露问题及获得管理层的支持。

  例如我们在202111日《安灯系统数字化低成本解决方案》文中指出,过去安灯系统只是操作工按灯,针对一个个报警解决一个个问题,但是电子化安灯系统中的数据系统,可以对安灯的数据进行记录与分析,由用户自定义不同的集合水平,如按工位,问题发生的类型,不同班次等,对安灯的问题进行分析,以发现系统的持续改进的机会。可以通过电子化的看板,使现场的问题一目了然,便于问题的推动与解决。

  3. 更快更好的可访问性;

  使用基于纸质的质量管理系统的缺点是存储和访问受限,尤其是变更后没有记录更改或由谁进行的更改,这样的事情非常常见,给我们的工厂管理带来了极大的难度,有经验的管理者常说《控制好变更,工厂运营效率提升一半以上!》(见2020421日文)。其实当中相当一部分的难点就在于用纸质的管理系统带来的弊端。

  但是,电子质量管理系统确保您只需拥有所需的访问代码和互联网连接,即可在任何地方轻松访问记录。它确保遵守记录保留政策并更有效地检索记录。

  如我们在20211012日《变更管理的瓶颈和解决方案》中所说,电子化的后,变更后的沟通的渠道变更清晰明确,团队可以通过同一个系统,实时阅读同一份文件,并且及时更新彼此的进度。

  4.消除浪费;

  每个环保主义者都会同意的电子质量管理系统的明显好处之一是节省纸张和减少浪费。

  最值得注意的是,电子质量管理系统的实施可以节省的浪费有:

  -纸张的浪费;

  -时间的浪费;

  -效果不理想;

  -沟通成本的增加。

  5. 持续改进的管理;

  在纸质的质量管理系统中,质量经理很难实施持续改进计划,除非每个人都有高度的职业素养。缺乏可靠的闭环控制使得纠正措施难以实施,或者流于形式。

  但是电子化的质量管理系统可以有效的解决这个问题,通过软件平台使持续改进的过程更加可视化、即时化,计划的追踪与提醒不需要质量经理或质量工程师亲自去盯,一切交给软件平台,通过微信或邮件的自动提醒与报警,一切迎刃而解。

  如我们在2020128日《QRQC快速响应数字化控制系统》所说,通过数字化,使现场的问题更容易暴露与升级,也利于持续改进的计划与跟踪。

  6.文件控制;

  在基于纸质的环境中,文件评审的审查周期可能很长且不可预测,并且基于纸质的文档控制程序也更容易出错。此类问题甚至可能会影响到组织对法规的遵守,并使其难以及时和可预测地实施改进计划。

  7.指标;

  不言而喻,纸质系统使公司很难及时收集和了解关键运营指标情况。但是使用电子质量管理系统,可以几乎以尽可能快的速度检索数据,并且可以轻松访问各种指标。

  如我们在202168日《为什么管理层们都要关注分层审核》文中所说:通过数据字,可以随时触摸工厂的脉搏,虽然工厂经理希望确保每个人遵守标准,但他们也必须密切关注性能指标,如总体设备效率(OEE)、报废率和周转率。在这种情况下,数字化的LPA变成一种战略工具,用于跟踪工厂的脉搏。就象当你去看医生时,护士做的第一件事是检查你的生命体征。他们会测量你的脉搏、血压和体温,甚至会检查你的眼睛和耳朵,以确保你没有任何系统性感染或其他潜在的问题。

  数字化为工厂管理人员做同样的事情,提供一个了解工厂健康状况的关键特征。通过增加关于标准化和过程不符合的透明度,确保系统到位并按预期运行。

  8.纸质环境的高成本;

  纸质 QMS 的维护成本似乎很低。但是,由于组织花费大量时间来确保对此类系统的正确管理,因此存在大量隐藏成本。借助电子质量管理系统,您可以长期降低成本。

  结论是,eQMS 与传统的 QMS 实施相比具有相当多的优势,这些优势对于重视质量管理的公司来说是不可忽视的。

  因此,问题不在于公司是否应该切换到 eQMS,而是何时切换。


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