管理进销存很不容易。

如果完全使用 Excel 进行管理，往往会使数据变得乱七八糟，除非有强迫症的人定期花费时间整理维护，否则在成堆的表格中快速找到需要的信息是很难的。在团队快速成长期，分散杂乱的数据是拖慢进度的一个重要制约因素。

使用悟空，你只需要像使用 Excel 时一样，创建一张张表，并且按照业务为这些表建立关系，就可以将多个表的数据串起来。这个过程并不难，之前你的业务肯定也是很多张表，只不过是互相独立的，需要手动从一张表抄到另一张表，现在悟空可以把这个过程自动化。

那么，如何开始呢？

从最简单的结构开始吧：记录每个物品的出库与入库情况，自动计算每个物品的当前库存。

你应该需要 3 张表：

1、物品表：物品名称、计量单位、简单的说明；

2、出库记录：出库时间、出库物品、出库数量、出库原因、出库单价 等等；

3、入库记录：与出库记录类似；

当然，以上只是列举最基本的信息，你可以按照业务情况随意调整。比如增加一个「出库人」、删掉「出库单价」 等等，只要符合你自己的业务即可。悟空要的就是灵活。

现在搭建的这 3 张表还是彼此独立的，下一步就是让表之间的数据流动起来。

用关联表字段就可以做到。关联表字段可以把两张表相互联系起来，比如把「物品表」与「出库记录」关联起来，每出库一次就在「出库记录」中添加一行，系统便自动在「物品表」中实时更新物品的当前库存，入库类似。

一个最简单的进销存系统就搭建好了，它解决了根据出库和入库记录自动更新当前库存的问题。

其实你的业务会更复杂一些：出库的场景绝大多数都是销售出库，想要跟踪到每一次出库的具体客户。

再加一张表：客户表。记录客户的名称、地址、联系电话等你想要记录的一切信息。然后把客户表与出库记录关联起来，在填写出库记录的时候选择本次出库的客户就好。

你可以在客户表中看到每个客户的所有购买信息。找到购买次数最多的客户、客单价最高的客户、客户上一次购买时间等关键信息，作为对客户分类的依据。

既然客户管理起来了，供应商也想管理起来。

熟悉的步骤：再增加一张表——供应商表。记录供应商的名称、地址、联系电话、营业执照等。把供应商与入库记录关联起来，在填写入库记录的时候选择本次采购入库的供应商。

你可以在供应商表中看到与每个供应商的往来采购信息，如果是有挂帐的情况，还能统计每个供应商的当前挂帐金额，月底统一结算。每个供应商的营业执照图片、证书信息等附件也可以上传，不仅管数据，还能管文档。

现在我们用上自动化，让系统自动做一些操作：

客户最近一次购买时间距离今天达到 30 天，给业务人员发送消息提醒；库存低于警戒线的商品，给采购人员发送提醒；新增了采购申请单，申请通过的会自动创建一条采购单；每月 30 号定期提醒会计与供应商结账。还有很多其他的事情可以使用自动化去完成，你只需要提前设置好条件，达到这个条件的时候系统就会自动做后续操作，大大解放人力。

随着业务不断发展，你需要管理更多信息，用多样的图表统计数据，有更多的自动化操作。相信有了上面的过程，接下来的系统升级你都可以完成。

不必一开始就做出一个无比复杂和庞大的系统，应该反过来，让系统随着业务的扩大而不断升级。相信你在这个过程中能体会到非凡的成就感，悟空也会非常开心能够为你提供支持。