工作流管理系统是现代企业中不可或缺的一项技术，它能够帮助企业实现各种流程自动化，提高工作效率、降低人为错误率，进而改善企业管理水平。但是，如何运用好这个系统，让它发挥出最大效用，是每个企业都需要思考的问题。

一、了解企业需求，量身定制

不同的企业因为业务性质、规模、组织架构等方面的不同，对工作流管理系统的需求也是不同的。因此，在引入这个系统之前，我们需要考虑自己企业的需求，选择最适合自己的方案。如果没有专业人员或者不知道如何选择，可以通过咨询厂商来实现。

二、提前考虑数据结构，减少后期改动

在设计工作流管理系统的过程中，我们需要充分考虑各项业务数据的存储结构，因为这涉及到整个系统的后期修改难度。如果因为一时的疏忽而导致了数据结构上的问题，后期修改可能会非常麻烦，需要付出更高的代价。因此，我们在系统初步设计的时候就需要尽可能将业务数据的结构确定好，并经过前期测试验证，这样才能保证后期系统稳定运行。

三、适当简化流程，避免过度复杂

有时候，在实际的业务运作中，我们可能会对一些空间较大、负责人较多、流程较复杂的业务流程进行设计。但是，这种流程设计容易过度复杂，让参与者无法把握、操作起来更加困难，甚至有时候会因为一些小的问题导致整个流程的异常。因此，我们要适当地进行简化，合理地削减流程环节，更好地适应人们的工作要求。

四、合理配置权限，保护数据安全

在使用工作流管理系统时，一定要设置好各种业务权限，保护企业数据安全。在系统的使用中，各部门或者个人在使用业务流程时需要拥有相应的权限，以免造成企业数据泄露或者遭受其他风险安全问题。另外，还需要建立审批、审核制度，增加数据的安全保护措施。

五、加强培训和推广，提高使用效率

在使用工作流管理系统之前，我们需要进行相关培训，使员工更好地理解工作流系统运用流程。培训的方式可以有应用培训、内部推广、经验分享等几种。这样能够提高每个用户的使用效率和使用意愿，从而提高整个企业的管理水平。

六、随时优化升级，增强系统功能

由于企业运营的变化性，我们在使用工作流管理系统中可能会遇到各种种针对性的问题。此时，我们需要随时维护和升级，持续优化系统的功能，以更好地满足企业的需求。

通过以上几个方面的思考和研究，我们可以更好地运用工作流管理系统，提高企业的管理效率，增强企业的竞争力。我们需要时刻警惕，不要因为一时的便利而忽视长期性的利益，更要充分利用工作流管理系统为企业创造更多的收益。