1.采购计划编制依据的可靠性
内部审计人员应审查采购计划的编制是否依据经过批准的物资采购申请单,在MRP环境下,采购计划的编制是否依据主生产计划、主产品结构文件、库存文件和各种零部件的生产时间或订货时间;采购计划是否与生产计划、销售计划、物资库存控制计划和资金供应计划等相协调;是否符合组织的存货政策、采购政策和资金管理政策。
2.采购计划审批程序的合规性
审查各物资使用部门是否依据本期生产计划和物资消耗定额确定物资实际需要量据以填写物资采购申请单;物资管理部门是否每月根据物资实际库存和储备需要填写物资储备定额补库计划表,提交补库申请表;各部门负责人是否按职责分工和授权范围对提交的采购申请单进行分类初审、对口把关;计划部门有无会同物资管理部门核实物资库存;最终下达的《月份物资采购计划》有无报经分管领导审批。
对不符合规定的采购申请,有无要求请购部门调整采购内容或拒绝批准;重要的和技术性较强的物资采购,是否执行特别授权审批程序,是否组织专家进行论证,实行集体决策和审批;对生产急需和突发性的紧急物资采购,是否已通知价格信息部门,并于规定时日内补齐并办妥有关手续。
3.采购计划的价格合理性
对于重复购置的物资,如价格未发生变化,则以上次成交价格为依据,将高出确定标准的计划价格作为重点审计对象;如价格已发生变化,应以最新市场价格作为审计标准。审计物资采购计划价格时,应将新购物资作为审计的重点。当产品降价时,应基于价值链管理的思想,考虑供应商有无对供应物资协同降价的可能。
在物资审计模式下,经内部审计人员审核后的物资采购计划价格的处理有两种方式:一种是只作为编制采购计划和内部经济核算的依据,并作为实际采购时的价格控制标准,实际采购前采购部门需重新报送《价格申报单》;另一种是在编制采购计划之前,采购部门需事先提报《价格申报表》,经审查后作为编制采购计划的标准,并同时作为实际采购时的价格控制标准。
4.采购计划所列物资数量的合理性
审查采购部门对申请单是否作了最有效的分类;物资采购数量是否考虑了经济批量;是否与生产计划和物资库存相适应。
5.采购方式的合理性
物资的取得方式有定点进货和非定点进货,具体包括市场采购、电子采购、招标采购、委托加工、企业自制等方式。内部审计人员应审查采购方式的确定是否综合考虑了下列因素:现有资源的充分利用、物资的重要性程度、资金的贴现幅度、供货商的信誉和各种价格构成要素等。
6.供货商选择的合理性
根据供货商誉组织的业务稳定性,供货商区分为定点供应商与非定点供应商。
内部审计人员应重点审查组织对定点供货商选择的合理性,包括供货商选择评价程序是否规范;有无明确的供应商选择目标和评价标准;有无建立供应商评价小组,小组人员组成是否合理;有无完整、真实的供应商资料;供应商资料筛选、排序和审批是否流于形式;是否经集体决策进行供应商优选并形成供应商名单;是否根据供应商和本组织的实际情况采用实地考察、书面考察、样品检验或试用的方式确定供应商;有无过度依赖特定供应商,是否建立了被选供应商团队;有无对供应商档案进行规范管理,建立《合格供应商目录》,定期组织对供应商调查和复审;修改供应商档案是否经过特定授权并进行有效信息沟通等。
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